E-Invoicing: Das ändert sich 2026 für Selbstständige

Am 1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) Pflicht für alle mehrwertsteuerpflichtigen Selbstständigen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen.

Mit anderen Worten: Wenn ein Selbstständiger eine Rechnung an ein Unternehmen schickt, muss er eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen und darf keine PDF-Datei oder keine E-Mail mehr verwenden. Was bedeutet das konkret? Wie kann die CSC Ihnen dabei helfen?

Die Mehrheit unserer Mitglieder, die als Freiberufler tätig sind, schreiben Rechnungen an Unternehmen (ihr Auftraggeber ist ein Unternehmen) und nicht an Privatpersonen. Daher wird die elektronische Rechnungsstellung ab dem 01.01.2026 für sie zur Pflicht, auch wenn sie nur eine oder zwei Rechnungen pro Monat versenden, nebenberuflich selbstständig sind oder unter die Mehrwertsteuerbefreiung für Kleinunternehmen fallen (Umsatz < 25.000 €/Jahr).

Es gibt Ausnahmen:

Die elektronische Rechnungsstellung ist obligatorisch, es sei denn, Sie führen Tätigkeiten oder Dienstleistungen aus, die gemäß Art. 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs von der Mehrwertsteuer befreit sind (dies gilt insbesondere für bestimmte soziokulturelle Tätigkeiten, Finanztransaktionen und Dienstleistungen im medizinischen Bereich).

Was ist E-Invoicing?

• Eine per Mail versandte Rechnung im PDF-Format ist keine E-Rechnung.
• Eine E-Rechnung ist eine strukturierte digitale Datei (z.B. UBL), die von einer Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann.
• Diese Rechnungen müssen über das PEPPOL-Netzwerk, eine sichere europäische Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, versendet werden.

Was müssen Sie tun?

1. Wählen Sie ein benutzerfreundliches Fakturierungsprogramm, das mit PEPPOL verbunden ist. Sie benötigen keine direkte Verbindung zu PEPPOL. Die meisten Softwareprogramme stellen diese Verbindung automatisch über einen „Access Point“ her.

Wer bisher seine Rechnungen per PDF und E-Mail verschickt hat, ist nicht unbedingt begeistert von der Idee, ein Fakturierungsprogramm verwenden zu müssen, da dies ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand ist. Hatte die Regierung nicht versprochen, Unternehmern die Arbeit zu erleichtern? Noch schwieriger ist es für nebenberuflich Selbstständige, deren Tätigkeiten manchmal sehr begrenzt sind. Der Einstieg in ein Fakturierungsprogramm kann jedoch eine Gelegenheit sein, die Verwaltung zu automatisieren, z. B. :

• Automatisierung der Zahlungsüberwachung und Versand einer automatischen Erinnerung, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird;
• Automatisierung der Buchhaltung (Erfassung und Auflistung der Ausgaben);
• Automatisierung von Mehrwertsteuererklärungen. 

Die Kosten für eine Fakturierungssoftware sind steuerlich absetzbar. Als Ausgleich für diese Investition werden Steueranreize geschaffen (siehe Link unten). Insbesondere die Kosten für ein Fakturierungsprogramm, das die elektronische Rechnungsstellung umfasst, können für die Einkommensjahre 2024 bis 2027 zu 120 % steuerlich abgesetzt werden (anstatt zu 100 %, d.h. wenn es Sie 100 Euro kostet, können Sie 120 absetzen).

Einige Lösungen eignen sich besonders für Freelancer, die nur wenige Rechnungen ausstellen:

• Accountable: Es gibt eine kostenlose Version, mit automatischer PEPPOL-Registrierung und elektronischer Rechnungsstellung. Die kostenpflichtigen Versionen (in Form eines monatlichen Abonnements) ermöglichen es Ihnen, mehr Dokumente zu bearbeiten und die Mehrwertsteuerformalitäten automatisch zu erledigen: https://www.accountable.eu/fr-be/
• Billit: Benutzerfreundlich, günstig, 15 Tage kostenlose Testphase: Billit - Peppol und E-Invoicing.
• Viele Sozialversicherungen bieten auch Lösungen an, wie z.B. OkiOki (über Xerius), das ebenfalls für Personen geeignet ist, die nur wenige Rechnungen ausstellen.

2. Müssen Sie sich bei PEPPOL registrieren?

In den meisten Fällen übernimmt die Software dies automatisch. Sie müssen also auf technischer Ebene nichts tun.

3. Sollten Sie dies mit Ihrem Buchhalter besprechen?

Besprechen Sie den Wechsel zu Peppol mit Ihrem Buchhalter, falls Sie einen haben (was nicht obligatorisch ist. Wir empfehlen Freiberuflern mit begrenzter Tätigkeit, ihre Buchhaltung selbst mit einer Software wie Accountable zu erledigen). Ihr Buchhalter kann Ihnen wahrscheinlich auch eine Lösung anbieten. Wenn Sie Ihre Rechnungen selbst versenden, teilen Sie Ihrem Buchhalter mit, dass Sie auf E-Invoicing umsteigen, damit er Ihre Rechnungen korrekt bearbeiten kann.

Warum ist das wichtig? 

• Sie halten sich an die Gesetzgebung;
• Ihre Rechnungen werden schneller bezahlt;
• Sie vereinfachen und digitalisieren Ihre Verwaltung.

Nützliche Links:

• E-Rechnungsstellung | ÖD Finanzen: Offizielle Informationen des Öffentlichen Dienstes Finanzen, mit FAQ…
• FAQ - e-invoicing 
• Softwarelösungen für das Senden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen - E-Rechnung
• Steueranreize für die Einführung der E-Rechnung